L’informatique est désormais au cœur de toutes les entreprises. Elle est utilisée pour faciliter de nombreuses tâches, notamment la comptabilité, la gestion des stocks, la planification des projets, etc. À cet effet, pour effectuer tout ceci, la plupart des sociétés disposent d’un parc informatique. Cependant, la gestion de ce dernier n’est pas un travail à prendre à la légère. Elle nécessite des connaissances pointues dans le domaine, dont seul un professionnel dispose. C’est pour cette raison que plusieurs entreprises optent pour la sous-traitance. Comment se passe-t-elle? Quelles sont les précautions à prendre? Retrouvez les réponses dans cet article.
Les implications de l’externalisation de la gestion du parc informatique
Opter pour la sous-traitance est l’une des meilleures solutions pour optimiser la gestion du parc informatique. En effet, gérer efficacement ce dernier requiert des compétences particulières dont vous ne disposez pas forcément en interne. À cet effet, il existe de nos jours des prestataires de services informatiques TPE & PME qui permettent aux entreprises de disposer d’une meilleure gestion de leur parc informatique. Ces professionnels mettent à votre disposition des services de :
- Infogérance;
- Maintenance;
- Supports informatiques;
- Hébergements cloud;
- GED, etc.
L’externalisation a pour objectif principal le renforcement des performances du système informatique et la réduction du coût de son fonctionnement. Cette option permet aux petites et moyennes structures de bénéficier de prestations de qualité sur des travaux informatiques tels que la gestion des serveurs et la maintenance préventive. Vous retrouvez également le dépannage des équipements informatiques, l’installation du réseau informatique, l’administration des ordinateurs et des données. Vous pouvez cliquer ici pour en savoir plus.
Il faut cependant souligner que la sous-traitance de la gestion de son parc interne ne veut pas dire déléguer tous les travaux. D’ailleurs, il est possible d’opter pour une gestion en partie ou en totalité. La partielle est fortement recommandée. Généralement, l’entreprise se charge de gérer la partie administrative et technique du parc.
Ce qui lui permet de rester propriétaire de ce dernier, sans les problématiques informatiques et les contraintes de gestion habituelles. En effet, le prestataire de services informatique prend en charge toutes les tâches relatives à la sécurisation des données, de mise à jour, de maintenance informatique… L’avantage est que l’entreprise peut alors se concentrer uniquement sur son activité.
Externaliser la gestion de son système informatique est donc une solution efficace. Elle permet aux entreprises de pallier les éventuelles situations désagréables créées par une mauvaise gestion des ressources informatiques ou une installation non conforme. Cependant, il existe un certain nombre de dispositions à prendre pour une gestion optimale.
Les précautions à prendre pour une bonne gestion de votre parc informatique
Comme mentionné ci-dessus, il n’est pas conseillé de laisser toute la gestion de vos tâches informatiques à un prestataire externe. En effet, vous devez :
Protéger vos données sensibles
L’informatique est l’un des secteurs qui affichent un haut niveau de contraintes en matière de sécurité. Il faut dire que les acteurs du domaine sont amenés à manipuler des données sensibles qui peuvent malheureusement être utilisées contre l’entreprise. En déléguant les tâches impliquant l’utilisation de ces données, cette dernière s’expose à des risques d’utilisation abusive et de piratage.
Bien entendu, le prestataire doit proposer une certaine garantie de sécurité. Il est d’ailleurs tenu à une certaine discrétion. Cependant, il est préférable de ne prendre aucun risque. À moins d'avoir recours à une structure spécialisée dans la sécurité informatique, vous avez tout intérêt à conserver le monopole de vos données sensibles. Il s’agit particulièrement de celles en rapport avec vos secrets commerciaux.
Limiter votre budget
Dans une entreprise, il faut dire que plusieurs tâches assez simples sont déjà gérées par d’autres employés. C’est le cas de :
- La gestion des fiches de paie dématérialisées;
- Le suivi des contrats électroniques;
- L’archivage numérique, etc.
Vu qu’elles sont déjà à la charge de certains employés, il serait inutilement coûteux de confier ces tâches à une société extérieure. En effet, quelle que soit votre taille, vous avez forcément un budget limité. Pour éviter de le gaspiller, il est donc nécessaire d’externaliser uniquement les tâches ne pouvant pas être exécutées par le personnel en exercice.
Par ailleurs, il faut souligner qu’un grand nombre de besoins en informatique sont ponctuels. Vous avez par exemple la migration des données d’un serveur à un autre, la maintenance du parc, etc. Le plus avantageux serait donc de vous tourner vers un prestataire uniquement lorsque le besoin se fait sentir.
Vous ne devez pas dépendre du prestataire
Le prestataire sollicité pour la gestion de votre système informatique est avant tout une entreprise aussi. Il peut donc rencontrer aussi des problèmes en son sein. D’ailleurs, du fait de la sensibilité du domaine informatique, il est important d’envisager une telle éventualité. En lui confiant tous vos projets, vous prenez le risque de handicaper tout votre système informatique en cas de problème.
C’est la raison pour laquelle il est primordial de garder le contrôle des tâches vitales. Ainsi, votre entreprise peut continuer de fonctionner normalement en attendant que le prestataire règle son problème.
